很多人都说：“即使我把事情写在清单上，也老是拖延，列清单没有用啊！”

我敢打赌，这样说的人，写在行动清单上的八成都是“杂事”，而不是“行动”，并且百分百都没有理解“行动清单”的意义

杂事和行动究竟有何区别？下面是小强在提供个人效能顾问服务的时候遇到的例子：

张某的行动清单

1、发给客户看的小册子

2、更新客服部组织架构表

3、发放福利抱枕

4、高跟鞋换跟

行动清单上列出的事项应该具有下面四个特征：

1、动词开头

“发给客户看的小册子”不是动词开头，于是我和张某沟通，原来，他还不会用word打印小册子，以前没做过类似的事情。

于是小强懂了，虽然只是不经意的一句话，却呈现了真实的内心世界。

结合其他的条目来看，比如第2条：“更新客服部组织架构表”

我问他：这个行动是不是很明确？他回答说：“对的，做过很多次了！”

读者您现在就可以浏览一下自己的行动清单，是不是那些没有用动词开头的事情大多不清楚具体的行动步骤？

不清楚行动步骤的话，只能算作杂事，而不是行动。

2、描述结果

对结果的展望其实不是针对行动的，行动立刻去做就ok了，是针对任务的来说的

可是一个任务下面包含了若干的行动，所以做这些行动的时候也要“继承”任务的“结果”

举例：

任务：“发给客户看的小册子”下有一个行动是：“测试一下如何用word打印小册子”

任务的结果图像是想象当中小册子的样子，几个折页，每一页上是什么内容，色调和风格，等等

行动的时候脑袋里也应该有这样的画面。

3、内容明确

小强认为如果完成一件事的准备不够，也会造成拖延，比如说“发放福利抱枕”，动词开头，结果清晰（每个人都拿到自己的抱枕），但如果没有在职员工清单，那么张某就无法打印出发放清单，造成这个行动的拖延。

所以可以在备注（doit.im和omnifocus添加行动的时候都有备注）里放入在职员工清单，这时候张某如果发现原来自己还没有这份清单，那么就会产生一个新的行动去搞定这份清单。

所以在明确行动内容的时候，就会触发出新的行动，如果只是写下“杂事”，忽略了这些“行动里的行动”，那么就会拖延。

4、时间底线

写下某件事的时间底线，这一点大多数的人都能做到，但却做的毫无依据。

所以一拖再拖，让时间底线失效！

设定时间底线的参考原则有这么几个：

• 必须已经是可以立即去做的行动
• 先考虑这个行动必须在哪个日期前搞定，然后再考虑那一天是否有足够的空余时间。举例：“更新客服部组织架构表”，必须在12月10日搞定，时间底线就设置在12月10日，然后再去看当天是否安排了太多的事情？根据轻重缓急的原则作出调整，而不是先看那一天安排了很多的事情，算了，这个行动推后好了。坚持以事情的重要性为原则
• 留有一定提前量
• 宁愿少设置时间底线，保证设置了时间底线的事情都能按时完成，这样容易建立时间底线的契约感。
• 结合批次处理的原则

总结一下：杂事和行动最重要的区别是：收集杂事不需要思考，列出行动清单实际上是思考、调用经验的过程。

结语：

清单的意义是什么？阿图医生在《清单革命》这本书里写到：人类的错误主要分两类，“无知之错”和“无能之错”，“无能之错”是因为我们掌握了正确的知识但却没有正确使用而犯下的错误，比如医生在做手术的时候忘了把纱布取出来。所以清单提醒我们有哪些事情要做，顺序是什么，这是建立在很多人，很长时间的经验积累之上的。

清单是思考的结果，让我们站在经验的肩膀上看的更远。

GTD方法里的行动清单也应该是思考的结果，至少应该是提醒我们思考的东西，行动清单绝不仅仅是把别人交代的事情记录下来而已