职场中有一类人：

• 他们每天都做很多琐碎的事情
• 接受任务之后随手写在便利贴上，或者纸上，然后一件一件的搞定
• 每天最大的愿望就是按时下班，但结果往往事与愿违

什么是“便利贴先生”？

小强把这类人称作“便利贴先生”，我刚工作的前两年就处于这样的状态中，每天都要22：00左右才离开办公室，翻公司的院门回家（警卫都休息了）

有一天，我问老付：怎么样才能按时下班？

他回答：你在这样的状态，不仅不会早下班，而且一辈子都不会！你想想，如果一个人能中规中矩的搞定你交待的事情，你会怎么做？当然是给他更多不重要的事情咯！

我一听，恍然大悟，原来我选择了错误的工作方式，再怎么努力，只能是偏离更远而已！（这是职场新人通常会遇到的陷阱之一）

错在哪里呢？小强把任务和行动没有剥离开，混为一谈了（都写在便利贴上，无差别对待）。

这一点从DavidAllen的六个高度能看的很清楚：

如果您也遇到类似的问题，小强向您推荐一种列清单的方法：“筷子清单”

其实就是像筷子一样，这个清单系统由任务清单和行动清单组成，通过这样的方式，帮助我们剥离开任务和行动。

使用“筷子清单”的方法

下面我具体和大家分享一下方法，一共分三步：

第一步，分辨任务和行动

小强个人觉得：

行动：是可以立刻去做的事情，举例：你是某银行的大堂经理，客户找你办信用卡，就是一个行动，因为你有足够的经验，流程也相当熟悉，可以立即去做

任务：是需要去做规划的事情，举例：你是某公司的内训师，公司需要你给员工培训时间管理，这就是任务，需要考虑如何调研需求、设计课件、延续培训效果，等等，需要进行规划之后，再去做。

这里面小强有一点感悟：行动和任务是可以互相转化的，行动会升级成任务，任务也会降级成行动，就像阴阳一样。转化的发生取决于你对这件事的重视程度。

举例：你发现每当你要做一些重要的事情时，老被办信用卡这样的琐事所打扰，于是你决定做时间日志，看看哪个时间段是最不容易被琐事打扰的，那么行动就升级为任务

再举例：你已经讲过3次是时间管理的内训课了，于是调研表、课件、课程全部都用老一套，而不去想怎样精益求精，那么任务就降级为行动。

我这里有一些例子，大家可以自己分辨看看，哪些是行动，哪些是任务，这里面没有对错，只能看出你对哪些事情比较重视，最后一项是个挑战哦：）

• 五一去内蒙旅行
• 重新配一副眼镜
• 准备项目汇报会
• 买天然气
• 打印项目预算表
• 修理水管，水管漏水
• 处理女同事的表白

这就是使用“筷子清单”的第一步：分辨任务和行动，接下来是将任务分解

第二步，将任务分解，将行动标明情境

当你决定了哪些事情是任务之后，你要思考的就不仅仅是“如何把这件事搞定！？”，而是“怎样把这件事做好！？”。

这是为什么要把行动和任务剥离开的原因：我们要做更加充分的准备，用更多的精力去应对，就像把一块大石头丢到水里一样，它应该要有更大的水花和更长久的涟漪。

小强用“准备项目汇报会”举例： 

如果你把它当做是一个行动的话，你可能这样分解：

• 做ppt
• 预订场地
• 邀约相关人员

没有规划，立即去行动了，这是ToDo模式。

那如果你把它当做一个任务的话，你可能这样分解：

• 打电话和项目经理沟通，看看他有什么想法
• 收集项目相关资料
• 做ppt
• 为了让ppt更加美观，下载一个模板或者找美工朋友帮忙
• 练习，在正式汇报之前找个时间练习2遍
• 订场地和邀约，能否委托给项目组其他人处理？

先规划，再去行动，这是ToBe模式（后面会进一步分享Todo模式和Tobe模式区别）

接下来把所有行动（包括本身就是的行动和任务分解之后产生的行动）尽可能的标注上情境，情境的数量和内容就因人而异了，小强有下面几个情境：

• @电脑
• @外出
• @等待
• @电话

这是使用“筷子清单”的第二步，将任务分解，将行动标明情境，下一步是批次处理，这是真正能提高效率的部分。

第三步，批次处理

批次处理的方法很简单，把同一个情境下的行动一次性全部解决掉。

比如这时候必须要打一个电话，那么就看看@电话这个情境下还有什么行动，一次性全部打出去。

这样比较有效率，原因有两个：

1、批次处理，合并行动的前置后置时间

2、多任务同步推进，比如5个任务中都有需要打电话解决的事情，那么批次处理就相当于把5个任务都向前推进了一小步，这种积跬步以致千里的感觉挺好。

好了，以上就是使用“筷子清单”提升效率，剥离任务和行动的三个步骤，很容易上手吧？小强喜欢让事情变简单  ：）

接下来是我们借由怎样的工具实现“筷子清单”

用工具如何实现？

数码类

我自己用的是omnifocus这款GTD工具，其实Doit.im,MLO都满足筷子清单的要求，而一般的Todo类工具不行，比如clear，系统自带的备忘录等等，因为他们没有“情境”的概念。情境是用另一个维度来组织行动。也是GTD方法的特色。

笔纸类

笔纸是最简单的工具，现在我转入数码工具，但也可以分享下我使用笔纸时候的心得：

使用“筷子清单”，建议用两个本子：

一个用思维导图的方式分解任务，所以要大一些16开差不多

另一个用来组织行动，可以小一点，A5左右吧（我图片里用的是八页小书，上面的图标分别是@电话，@电脑，@等待，@外出）。

一图抵千言……今天用一篇文章讲清楚了适合“便利贴先生”的“筷子清单”，很开心哦~用了3个番茄钟

这个算是我在多贝微课的文字版，哈哈，想看音频版请在读完这篇文章后，请移步：http://www.duobei.com/record/6771037258

结语：

最近看了一部电影：《致青春》，里面有两个角色，陈孝正和郑薇，我觉得陈孝正就是“便利贴先生”，有些人会说：他目标很明确呀，也很有行动力，为什么还是便利贴先生呢？

因为他没有选择的能力！他经常说：“我的人生不能有一厘米的误差！”，他在给自己贴标签，然后必须把标签上的事情完成，所以他仍然是一种ToDo的模式，是“便利贴先生”。

同时，我觉得郑薇是ToBe的模式，她勇敢爱，勇敢恨，无悔的成长，她是清醒的，她不给副院长面子到台上唱《红日》，她工作后一面批评下属一面又关心她的吃饭问题，郑薇选择如何做事取决于她想做什么，想成为怎样的人，这是Tobe的模式。

总之，小强建议“便利贴先生”通过使用“筷子清单”的方法，尝试完成ToDo到ToBe模式的转变。

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小强2013年5月18日在郑州有时间管理研习会，分享和讨论关于时间管理的话题，还能认识一些有正能量的朋友，欢迎报名参加：

详情：https://www.gtdlife.com/2013/3122/xiaoqiangshengzhiji-zhengzhou/