这是来自于读者汤宗荣的投稿，是对GTD流程的一次整体检视，通过和他的Email交流中，发现他是一个非常优秀、踏实的人，从他文章的排版也可看出一二，今天由他和大家分享自己实践GTD的经验。

如果您也想分享自己的经验，欢迎联系我。

导读：时间管理需要内修外炼，不仅要关注外部的工具、流程、方法，更要关注自己内在的阅历、素质、毅力等。

内修——阅历、素质、毅力

1.     自我管理的意识和渴望；

2.     不断地和人交流，不断地读书，增加你的阅历，从而帮助你更有高度地去看待你的时间和生活；

3.     有意识地培养自己的业务能力。

外炼——实践GTD（收集——处理——行动——回顾）

如果你因为层出不穷的事情而心神不宁，如果你因为不断拖延的恶习而苦恼自责，如果你渴望重新掌控自己的时间和生活，高效地工作，从容地生活，现在就开始实践GTD，科学规划自己的时间和生活。

目的：让你的生活更加自信、从容，而不是完成更多的事情。

一、收集——“一切引起我们注意的想法”

方法：把脑子中的所有想法都写到纸上，并且一旦有新的想法，或者别人临时交代的任务，也都立刻写下来，把它们全部从脑子里清除出去，然后立刻回到当前工作中。

目的：清空大脑，更专注于手头的任务。

要诀：要有毫不拖延、即时完成的觉悟，身边永远带有一个收集工具，随时收集、随处收集。

二、处理收集篮——完成2分钟行动、删除垃圾、分类管理

l 2分钟行动：2分钟可以完成的任务，立即行动；

l 删除垃圾：有些想法如果仔细想想就会发现没什么价值，这时候我们要果断地抛弃；

l 分类管理：下一步行动、日程表、项目清单、将来/也许清单。

(一) 下一步行动

属性：不可分解的、一步就能完成的任务，一般是平时的工作和琐碎的生活。

方法

1.       用动词描述下一步行动；

2.       依情景整理，分为：电脑、生活、阅读写作及思考、作业、其他；

3.       留出一块单独的地方记录想法和注解，可贴便条或链接索引到空闲的一页。

(二) 日历及日程表

属性：特定时间要完成的任务。如果是当天要做的重要任务，我会记在GTD笔记本的日程表；如果是其他时间要完成的任务，我会记在手机里的日历。

方法

1.       每天固定地抽出一点时间来完成“重要而不紧迫”的任务。也许是一小时，也许是半小时，时间上的要求并不需要多，重要的是“每天都做”，最终这些我们每天都投入进去的小小时间成本，在最后都能转化为值得高兴的成果；

2.       尽量投入精力到重要而不紧迫的任务上去的意义在于，能够控制自己的时间流向、提前分配自己的时间、提早完成任务，甚至会因为提前的准备，我们的反应能力也得到了提高，最终达到一切操之在我的境界；

3.       当紧迫而不重要的任务突然出现的时候，如果可以，约定过后再解决，先完成当下的重要任务；如果不得不去做，先不要急，冷静下来，把手头的任务另作安排，安排好之后，尽量且尽快地把紧迫而不重要的任务完成，然后再静下心来把原本的任务完成。

(三) 项目清单

属性：有些任务比较复杂，不是一步就能完成，也就不能马上完成，它需要多个工作步骤才能完成。我把项目清单分为项目列表和项目思维图两部分。项目列表是指暂时不能完成的项目；项目思维图是指现在要完成的项目，通过思维图的方式进行分解，直观展现项目的分解和进度。

方法

1.       在思想上，我是发自内心地愿意接受并认同这一项目；

2.       整个项目的计划和目标要具有现实可行性；

3.       制定一个详细而明确的计划，包括工作量、资源、责任人、达成日期、衡量标准；

4.       把任务放入项目清单，用思维图描述项目，进行任务分解。不管多么小的任务，都要进行分解，除非是能够立刻就做。这样做有两个好处，第一就是把大事化小，分配到自己的碎片时间里；第二就是减少内心的抵触。

5.       用思维图分解项目

方框：方框代表项目。以项目方框为中心，延伸出的分支就是子任务；

椭圆：椭圆框住完成中的子任务，表示该任务正处于活动状态。如果一个任务还不需要或者还不能完成，就不要用椭圆框着；

线条：线条有三种，一种是项目与任务的连线；第二种是任务之间的关系连线，通常是先后次序关系；第三种是虚线，连接情景相关的 两个任务；

另外，更重要的任务可以字体大一点、笔画粗一点；更优先的任务可以图形大一点。

(四) 将来/也许清单

属性：该任务当前无法完成，至于哪天能做，现在也无法确定。将来/也许寄托着我心里的一种期望、一种寄望，它具有无比的吸引力，是我内心的一些追求，是我心里面最浪漫的部分。因此，它需要倍加呵护，如果里面事情很多，说明我是只会空想、不会实践的伪君子；如果里面空空如也，说明我是没有生活情趣和目标的可怜虫。

方法：在回顾时处理。回顾的时候，看看清单里面有没有可以行动的项目，如果有就把它从中拽出来，放到其他清单或日程表里；如果将来肯定不做的，就在清单里面删除了。

(五) 小结

处理收集篮，其实就是把复杂的事情，分解简单了再做；简单的事情，立即去做；不清楚的事情，沟通好了再做；重要的事情，慢慢做。

其流程图大略如下

三、行动——训练自己立即完成、履行承诺的能力

此时，相信自己的直觉，结合自己的实际情况,根据情境、时间、精力和重要性行动。

在行动的过程中，思考陷入僵局、不能集中注意力时，可以：

1.       站起来思考；

2.       告诉自己：所有的问题，都有解决的方法，问题的症结在哪里？写下来，把问题进行分解，直到找到解决它的可以立即完成的下一步行动；

3.       找到自己为什么而工作，然后摆正自己的心态：⑴任务是我躲不掉的，我应该有责任感，摆正心态；⑵我完成这项任务就是在实现创造更美好生活的目标；⑶我必须集中精力在最短的时间内高效地完成任务，这样我才可以有更多的时间去和家人、朋友相聚；

4.       开始休息，和周围的人聊聊天、喝喝水，然后继续集中精力工作，就这样重复。

四、回顾——每天晚上、每周周末、每月第一天、每年三月份进行回顾

每天睡觉前，回顾一下：①清空收集篮；②把放错地方的任务放好；③看看哪些任务完成了，哪些任务没有完成，原因是什么，有什么需要改进的地方等；④制定日程表，选出第二天需要完成的重要任务。

⑤然后，写成功日记。把今天所有做成功的事情记录进去，每天至少写五条，任何小事都可以。写完之后，我还会写下明天的日期，外加一句话的寄语；作为奖励，也作为鼓励

这本成功日记对我来说意义重大，在我情绪很低落时，我就会翻看我的成功日记，在一次次喜悦中积累我的正面能量，让自己尽快走出低潮，有的时候我甚至会看到流泪。我想每个人都会有低潮期，这时候你会有很多消极的想法，甚至否定自己，妄自菲薄，而如果放任不管的话，就会陷入到这种负面情绪中，很长时间自拔不出来。

每周全面回顾一次：

（1）      清空收集篮；

（2）      整理下一步行动清单：有没有已经做过还没来得及划销的任务？清单上的那些下一步行动是否在特定的时间完成？是否可以写入日历/日程表？

（3）      回顾自己所要培养的习惯，是否有所松懈；

（4）      整理将来/也许清单：看看这个清单里面有没有可以行动的项目，如果有就把它从中拽出来，放到其他清单或日程表里；如果将来肯定不做的，就在清单里面删除了；

（5）      回顾项目清单：把项目清单拿出来好好看一看，自己下一步应该做些什么？现在项目的完成度是多少？项目要取得什么样的成果？在项目的分解、人员分配、成本消耗、市场策略方面有没有什么需要修正的地方？或许会发现遗漏了什么，或是有了什么新的想法，都应该在回顾的时候添加进去；

（6）      回顾上周日程表：写出得失，得出经验。在规划下周日程表时，必须设定一个最重要的任务，最优先完成；

（7）      重新审视自己的目标：将目标纳入回顾系统，通常这样的目标需要1年以上的时间才有可能达成。当我每次回顾自己的目标时，心中都会加深一次目标的影像，都会燃起斗志，都会寻找方法，都会坚定信心；

（8）      整理书桌：保持桌面整洁；

（9）      奖励自己：完成之后奖励自己，享受那种满足感。

五、新手建议

1.     不要纠结于工具。工具会随着你理解的成熟度和角色变化的，所以你拿到一个工具就立即用起来，直到你发现这个工具不能满足你需要时，再去更换，工具没有完美不完美的，只有适合不适合的；

2.     不要痴迷于收集。把注意力放在处理和完成上，而不是收集；

3.     不要忽略回顾。回顾时反省和总结是内化的关键；

4.     不要固执于流程。当然刚开始入门的时候还是要按流程来，GTD的流程里有很多理想的成分，它是面向所有人的，而对某一个人来说可能并不是最好的；

5.     要乐于分享。千万别想着我偷偷实践GTD，做成了当然好，不成了也没人知道，最后往往就不成；

6.     结果导向。每一个任务都要展望愿景，这会帮助你做下去；

7.     有意识地训练自己，脑中一想到就立即去做。

六、新浪微博

利用新浪微博参加 #每月养成一个好习惯# 活动、分享 #开心一刻#、养成 #保持阅读# 的习惯。

1.       #每月养成一个好习惯# 每个人都应该有个仪式，作为履行对自己的承诺。当我们把自己认为重要的事情按照既定的计划认真地去实践时，就是在培养一种习惯，就是在进行一种仪式。参加 #每月养成一个好习惯# 活动，详情请见GTDLife

https://www.gtdlife.com/2010/1704/habit-monthly/

2.       #开心一刻# 每天记录下“开心一刻”，发布在新浪微博 #开心一刻# 话题下。这些事情可能很小，但却是为正面能量加分，抵消掉负面的情绪。

3.       #保持阅读# 根据阅读速度和阅读习惯，每周阅读一本书，或者每月阅读一本书。重点是保证每天有一段时间不被打扰，让自己的心静下来，保持阅读的习惯。

（1）      第一天阅读一本书之前，从豆瓣网分享该书的介绍到新浪微博，话题格式为：#保持阅读# 今天开始阅读《**》+感想+豆瓣分享的链接；

（2）      之后每天保持阅读，并记录当天的阅读心得、收获或摘录，然后在新浪微博分享话题：#保持阅读# 《**》+感想；

（3）      一本书阅读完之后，也要在微博上分享话题：#保持阅读# 《**》阅读完毕+感想。