如果问你：“什么是最好的工具？”你可能的回答是：“适合自己的，就是最好的”

但什么才叫做“适合”？应该选择它；什么才叫做“不适合”？应该放弃它呢？

小强从2007年开始实践时间管理方法，到现在已经9年，在选择时间管理工具上走过一些弯路，这篇文章跟大家分享走过这些弯路之后的经验

我的弯路是怎么走的

如图所示，我目前为止职业生涯分为三个部分：IT行业、间隔年、时间管理讲师。

IT行业：当时我做产品经理，工具的组合是：omnifocus+google calendar+Trello+projects+Evernote。可能有些人都没听说过这些工具吧？当时我觉得这样的组合没问题啊！很合理，因为每个工具都有不同的用途：

– omnifocus：管理待办清单

– google calendar：管理日程

– Trello：团队协作

– Projects：项目管理

– Evernote：资料管理

现在看来，每个工具都很牛X，但我把他们组合在一起使用就很傻X，工具系统很重，维护起来成本很大，但是我仍然背着这样的组合走了2年

间隔年：这一年基本没做什么事儿，享受着不用上下班的自由时光，这时候我就用笔和纸的组合，把想做的事情写下来，把写下来的事情做到。

时间管理讲师：这时候我有一些企业内训项目、研习会项目、社群项目，管理这些我用滴答清单+手机自带日历的组合，就足够了，项目、行动、约会，都能照顾到

什么信号预示着工具不适合你了？

以下三个信号就是在提醒我们想这个问题：工具是不是不适合我了？

1. 工具系统太重，维护成本大：每天都要花很多时间去录入、修改、更新，或者是要频繁的把A工具里的信息传到B工具，或者检视的频率太高。

2. 产生了不信任感：感觉有工具和没有工具没有什么区别，想起来了就用用，想不起来就不用

3. 不能满足某个重要需求（而不是“不能满足所有需求”）：比如做项目管理的如果还只用笔纸工具，恐怕无法满足项目进度统筹的需求。

我给大家选择工具的建议

1. 新手不要改变习惯，当工作环境变化时一定要升级工具

刚刚开始实践时间管理的朋友，选工具的时候我建议不要改变你原来的习惯，比如说你习惯用笔纸，那么你就还用笔纸，如果你习惯手机，那就还用手机，如果你习惯outlook，那就还用outlook，不要眼红别人的工具。因为同时养成两个习惯，会增加实践时间管理的难度，比如同时养成列清单的习惯和使用新工具的习惯。

但是，当你的工作环境发生变化的时候，就要升级工具，其实连思维模式都要一起升级，比如你原来是一个执行者，然后升职了，变成一个管理者，那么原来只用笔纸的方法可能就无法适应，这时候你列清单的习惯已经养成，只是升级工具，也不那么困难。

2. 可随身携带，三秒进入录入状态

待办事项可能是随时产生的，比如在地铁上、睡觉前、散步时、等车时，所以你的工具需要能随身携带，并且三秒钟之内就进入录入状态，否则，一个漏水的水桶是靠不住的，一个不能随时收集想法和待办事项的工具也是靠不住的。

3. 管理行动的工具最好不要超过两种

我现在用的就是滴答清单和手机自带日历，我发现如果多于两种工具维护成本就会增大很多，比如一开始我的那幅图，我要管理日程、待办、资料、团队协作、项目，后来发现，我可以压缩为滴答清单和手机日历，因为滴答清单有团队协作功能、项目的进度虽然不能像甘特图那样一目了然，但也可以看出项目进度，所以，请尽量断舍离自己对工具的占有欲

4. 不断迭代适合自己的方法，而不是工具

我见过一些人会把工具换来换去，迭代（更新、升级的意思）很快，但小强觉得应该迭代的是使用工具的方法（也就是脑袋），举个例子：我用了滴答清单管理自己的行动，但仍然很忙乱，请问这是工具的问题？还是方法的问题？该升级哪个？

结语

我在绘制这幅图的时候有一个发现：我使用的工具越复杂，越是在掩盖我软实力不足的真相，其实我的发力点找错了：在IT做产品经理的时候，自己的管理经验不足，很焦虑，于是就选择了看似牛X，其实傻X的工具组合，而这时候我应该在提高自己管理能力和吸收前辈经验上发力才对！

所以，当我们努力寻找适合自己工具的时候，应该觉察下：我是不是找错了发力点？